ADMINISTRASI PENDIDIKAN SEBAGAI SISTEM
Pendidikan merupakan hal yang diutamakan oleh Pemerintah Indonesia. Terbukti dengan adanya undang-undang yang mengatur tentang pendidikan, serta dicantumkannya tujuan pendidikan dalam pembukaan Undang-undang Dasar 1945. Pendidikan di Indonesia terbagi atas tiga jalur, yaitu jalur formal, non-formal, dan informal. Penyelenggara pendidikan formal adalah sekolah-sekolah yang sudah terbagi lagi menjadi beberapa jenjang. Unsur utama yang ada dalam sekolah adalah guru sebagai pengajar yang memberikan ilmu pengetahuan kepada siswanya.
Sejatinya, tercapainya tujuan
pendidikan tidak hanya dilakukan oleh guru saja. Namun, diperlukan kerjasama
dalam sistem pendidikan satu sama lain. Di dalamnya terdapat administrasi yang
digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan pendidikan. Oleh karena itu, guru
sebenarnya tidak hanya bertugas mengajar, tetapi ada tugas-tugas yang lain
seperti mengerjakan kelengkapam administrasi untuk membantu tercapainya tujuan
pendidikan.
Guru tidak seorang diri dalam
mengerjakan administrasi. Dibutuhkan elemen-elemen lain untuk bekerjasama,
karena komponen pendidikan terdiri atas beberapa bagian. Selain itu unsur
lingkungan belajar dan masyarakat juga turut serta dalam peran administrasi
pendidikan. Sehingga dari komponen-komponen tersebut terciptalah sebuah sistem.
Pengertian
Sistem
Teori
sistem menjadi bagian penting dalam kajian dan terapan administrasi pendidikan, karena administrasi pendidikan sendiri adalah
suatu sistem. Pengertian sistem seperti disebut dalam Kamus Terbaru Bahasa Indonesia (2008: 599), adalah merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu
totalitas. Sedangkan menurut Sumantri
(1976: 17), sistem merupakan sekelompok bagian-bagian yang yang bekerja bersama-sama untuk melakukan
suatu maksud, apabila salah satu
bagian rusak atau tidak dapat
menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya
sistem yang sudah terwujud akanmendapat gangguan.
Pengertian
tentang sistem juga dikemukakan oleh Pamudji (1981: 4), sistem adalah suatu
kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan
hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang
kompleks atau utuh. Sedangkan Atmosudirdjo ( 1973) dalam Syafiie (2009: 1), mengemukakan bahwa sistem adalah suatu jaringan
dari prosedur-prosedur yang berhubungan
satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan.
Berpikir secara sistemik berarti secara
menyeluruh, yaitu hal-hal yang didekati tidak lagi berawal dari bagian-bagian, namun dilihat secara keseluruhan. Berangkat dari pemikiran-pemikiran di atas, kemudian
Cleland dan King merumuskan sistem sebagai satu keseluruhan yang terorganisir dan bersifat
kompleks, satu kesatuan atau kombinasi dari berbagai bagian yang membentuk keseluruhan yang kompleks dan utuh
(Santosa,
2008:81). Rusaknya salah satu
bagian akan mengganngu kestabilan sistem itu sendiri.
Sebaliknya kerja sama
antarsubsistem akan menimbulkan hubungan yang sinergis. Ciri-ciri sistem antara
lain ( Ibrahim, 2008:29)[1] :
1.
Bersifat terbuka dan berinteraksi dengan
lingkungannya
2.
Terdiri dari dua atau lebih subsistem
3.
Antar subsistem terjadi saling ketergantungan
4.
Memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri
5.
Mempunyai kemampuan untuk mengatur dirinya sendiri
6.
Mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai
7.
Melakukan kegiatan transformasi
8.
Bersifat entropi
9.
Mempunyai regulasi, hirarki, dan diferensiasi.
Jadi, sistem
adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian, yang kait mengait satu sama
lain. Bagaian atau anak cabang dari suatu sistem, menjadi induk dari rangkaian
selanjutnya. Begitulah seterusnya sampai pada bagian terkecil. Rusaknya salah
satu bagian akan mengganggu kestabilan sistem itu sendiri secara keseluruhan.
2.2 Pengertian
Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan terdiri dari dua kata “administrasi”
dan “pendidikan”. Kata administrasi menurut William Moris yang penulis kutib
dari buku administrasi pendidikan karangan Prof. Dr. H. Asnawir berasal dari
bahasa latin yang terdiri dari “ad” dan “ministrare”, kata “ad”
artinya sama dengan kata “to” dalam bahasa Inggris yang berarti ke atau
kepada, sedangkan kata “ministrare” yang dalam bahasa Inggris adalah “serve”
yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan.[2]
Dengan demikian dapat dipahami bahwa administrasi adalah kegiatan yang
memberikan pelayanan, bantuan dan pengarahan kepada sesuatu untuk mencapai
suatu tujuan.
Untuk memahami
pengertian administrasi secara lengkap, berikut ini adalah pendapat para ahli
yang mengemukakan pengertian administrasi.
a.
Menurut Sondang P. Siagian mengatakan
administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang
telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia
atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b.
Ars. The Liang Gie mengatakan bahwa
administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.[3]
c.
Drs. Soehari Trisna, dalam seggi-segi
Administrasi Sekolah mengatakan administrasi adalah keseliruhan proses
penyelenggaraan dalam usaha kerja sama dua orang atau lebih dengan secara
rasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efesien.
d.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
RI, dalam Pedoman Pelaksanaan Kurikulum, buku III D. Dikatakan bahwa
administrasi adalah usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber (personel
maupun material) secara efektif dan efesien guna untuk menunjang tercapainya
tujuan pendidikan.
Dari
bebarapa pengertian yang telah dikemukakan oleh para ahli di atas, maka dapat
dipahami bahwa administrasi adalah semua kegiatan yang dilakukan secara
bersama-sama untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.
Kegiatan
administrasi itu dilaksanakan dalam setiap kelompok kerjasama sejumlah manusia
dalam berbagai bidang kehidupan termasuk di dalamnya bidang pendidikan, oleh
karena itu, administrasi pendidikan adalah merupakan aplikasi ilmu administrasi
dalam kegiatan pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan
yang diselenggarakan dalam bentuk kerjasama sejumlah orang dengan menggunakan
segala sarana dan prasarana yang tersedia baik moral maupun material dan
spiritual agar tercapainya tujuan pendidikan secara efektif dan efesien.
Kegiatan
administrasi juga merupakan usaha pengendalian rangkaian kegiatan kependidikan
yang terarah pada pencapaian tujuan pendidikan yang hendak dicapai oleh
kelompok kerjasama yang menyelenggarakan usaha kependidikan. Dengan demikian administrasi pendidikan bukanlah
kegiatan kependidikan, akan tetapi adalah kegiatan pengendalian rangkaian
kegiatan kependidikan agar berlangsung secara efektif dan efesien dalam
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk
memahami lebih lanjut mengenai administrasi pendidikan, berikut ini adalah pengertian
yang diberikan oleh para ahli.
a.
Menurut Drs. M. Ngalim Parwanto,
administrasi pendidikan adalah segenap proses pengarahan dan pengintegrasian
segala sesuatu baik personel, spiritual dan material yang bersangkut-paut
dengan pencapaian tujuan pendidikan.
b.
Dapertemen pendidikan dan kebudayaan RI
dikatakan bahwa administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan,
kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengkoornasian, pengawasan, pembiayaan, dan
pelaporan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik
personel, material, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara
efektif dan efesien.
c.
Hadari Nawawi menjelaskan bahwa
administrasi pendidikan adalah rangkaian kegiatan atau seluruh proses
pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan
secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu,
terutama berupa lembaga pendidikan.
d.
Engkoswa mengatakan bahwa administrasi
pendidikan adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya untuk mencapai
tujuan pendidikan.
Berdasarkan
pengertian-pengertian yang telah dikemukakan oleh para ahli di atas, maka dapat
dipahami bahwa administrasi pendidikan adalah tindakan mengkoornisasikan
perilaku manusia dalam pendidikan, agar sumber daya yang ada dapat ditata
sebaik mungkin, sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.
2.3
Sistem Administrasi Pendidikan
Pada dasarnya
sistem administrasi pendidikan bukan hanya sekedar kegiatan tata usaha seperti
yang dilakukan di kantor-kantor tata usaha yang terdapat di sekolah-sekolah
maupun kantor invasi pendidikan yang lainnya. Namun pada hakekatnya sistem
administrasi pendidikan adalah suatu ilmu tentang penyelenggaraan pendidikan di
sekolah atau tempat pendidikan yang lain dengan harapan tercapainya tujuan
pendidikan di tempat-tempat penyelenggaraan pendidikan tersebut.[4]
Secara singkat
dapat dikatakan bahwa sistem administrasi pendidikan ialah pembinaan,
pengawasan dan pelaksanaan dari segala sesuatu yang berhubungan dengan
urusan-urusan sekolah dan penyelenggaraan pendidikan. Selanjutnya apa yang ada
dalam lingkungan pendidikan tersebut kesemuanya diintregasikan dan dikordinir
serta di organisir secara efektif termasuk segala materi yang diperlukan untuk
dapat dimanfaatkan secara efisien.
2.4
Kerangka Sistem
Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan sebagai suatu
sistem terdiri atas subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya. Hubungan antarsubsitem ini saling bergantung sehingga apabila
suatu subsistem tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik maka akan
mempengaruhi subsitem lainnya. Akibatnya sistem secara keseluruhan tidak dapat
bekerja secara maksimal atau justru merusak kewibawaan sistem itu sendiri. Sistem administrasi
pendidikan Indonesia mempunyai tujuan untuk mewujudkan
cita cita bangsa mencapai tujuan
nasional seperti yang terkandung
dalam UUD 1945. Sebagai suatu sistem, sistem administrasi
pendidikan terdiri dari berbagai subsistem seperti: sistem personalia, sistem
kurikulum, sistem peserta didik, sistem sarana prasarana, sistem hubungan
sekolah dengan masyarakat dan lain-lain.
2.5 Mekanisme Kerja dan Alur Kegiatan
Administrasi Sekolah
Mekanisme adalah suatu rangkaian
kerja sebuah alat yang digunakan dalam menyelesaikan sebuah masalah yang
berkaitan dengan proses kerja, tujuannya adalah untuk menghasilkan hasil yang
maksimal serta mengurangi kegagalan. Menurut Daryanto, mekanisme administrasi
pendidikan adalah sebagai berikut[5]:
a.
Administrasi terhadap Personalia atau Kepegawaian
-
Mengembangkan kelengkapan data administrasi tenaga
guru
-
Mengembangkan kelengkapan data administrasi tenaga
pendidik non guru. Seperti pustakawan, laporan, pegawai tata usaha, penjaga
sekolah dan teknisi.
Yaitu sejak pendaftaran, lamaran, pengumpulan
berkas administrasi, pengusulan kenaikan pangkat/jabatan, samapai pensiun, dan
sebagainya, maka bantuan/ tunjangan kegiata tata kelola sangat besae demi
kelancaran administrasi.
b.
Administrasi terhadap Peserta Didik
-
Menyusun data administrasi peserta didik
(identitas, hasil belajar, dan kehadiran)
-
Menyusun kelengkapan data kegiatan ekstrakulikuler,
-
Menyusun kelengkapan data hubungan sekolah dengan
orang tua peserta didik.
Yaitu sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik
baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan peserta didik dalam kelas,
sampai pesertya didik keluar dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan
tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik,
c.
Administrasi terhadap Kurikulum
-
Menyusun kelengkapan data administrasi
pembelajaran.
-
Menyusun kelengkapan data administrasi bimbingan
konseling.
-
Menyusun kelengkapan data administrasi kegiatan
praktikum.
-
Menyusun kelengkapan data administrasi kegiatan
belajar peserta didik
Yaitu seperti pembuatan satuan pelajaran merupakan
tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk
kegiatan dari tata kelola. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi
pengisiannya ke dalam raport adalah tugas tulis-menulis yang biasa dilakukan
oleh guru sendiri.
d.
Administrasi terhadap Sarana dan Prasarana
-
Mengembangkan kelengkapan data administrasi gedung
dan ruang.
-
Mengembangkan kelengkapan data administrasi alat
mesin kantor.
-
Mengembangkan kelengkapan data administrasi buku dan
bahan pustaka.
-
Mengembangkan kelengkapan data administrasi alat
laboratorium.
Yaitu tugas-tugas perencanaan penggandaan,
prakualifikasi, penyimpanan dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas
administrasi sarana yang kegiatan-kegiatan pada umunya lebih banyak ditekankan,
seperti inventarisasi, penyaluran, rehabilitasi, dan seterusnya.
e.
Administrasi terhadap Hubungan Sekolah dengan
Masyarakat (Husemas)
-
Mengkomunikasikan dalam pembuatan dan
penyelenggaraan program.
-
Membuat program.
-
Melaksanakan program sampai evaluasi husemas.
Yaitu pembuatan program pelaksanaan program sampai
evaluasi program humas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi humas,
namun penjabaran kegiatannya tidak lepas dari kegiatan tulis-menulis seperti
penulisan laporan, pengiriman surat-surat, pembuatan surat izin dan sebagainya.
Administrasi pendidikan meliputi
prosedur administrasi. Prosedur administrasi adalah tahapan kerja administrasi
yang harus diikuti anak didik untuk mengikuti pembelajaran. Menurut Henry
Fayol, prosedur pokok yang harus ditempuh secara urut dalam kegiatan
administrasi pendidikan berdasarkan fungsional adalah:
1.
Menyusun rancangan atau rencana
2.
Mengadakan pengorganisasian
3.
Memberikan arahan dan bimbingan
4.
Mengadakan koordinasi
5.
Menciptakan hubungan atau menjalin
komunikasi
6.
Mengadakan pengawasan
7.
Mengadakan evaluasi
Administrasi
sekolah yang efektif dan efisien menggunakan pendekatan :
a.
Berorientasi
kepada tujuan, yang berarti administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan
pendidikan.
b.
Berorientasi
kepada semua sumber, dana tenaga, dan sarana secara tepat guna dan
berhasil guna.
c.
Mekanisme
pengelolaan sekolah meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
penilaian.
Setiap
komponen yang ada di sekolah semuanya berorientasi kepada tercapainya tujuan
pendidikan baik secara kulikuler maupun instusional. Karena itu dalam
pelaksanaan administrasi di sekolah tidak lepas dari upaya mendukung tujuan
pendidikan yang secara efektif dan efisien.
[1]
Marita Ahdiyana, Sistem Administrasi Negara Indonesia, (Yogyakarta, 2010)
diakses dari http://staff.uny.ac.id
/sites/default/files/pendidikan/marita-ahdiyana-sip-msi/diktat-sistem-administrasi-negara-indonesia.pdf
[2]
Asnawir, Administrasi Pendidikan. (Padang: IB Press. 2005) h. 1
[3] Daryanto, Administrasi Pendidikan,
(Jakarta: Rineka Cipta, 2005), hal. 7
[4] Ayun
Roken Pambayun. Sistem Administrasi Pendidikan. Diakses dari https://blog.ub.ac.id/ayunroken/2018/06/05/sistem-administrasi-pendidikan-2/
[5]
Arsinta, Aturan dan Mekanisme Administrasi Sekolah, 2017. Hal. 3 Diakes
dari www.scribd.com/document/367482999/Aturan-dan-mekanisme-administrasi-pendidikan
pada tanggal 9 Maret 2019
DAFTAR RUJUKAN
Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN
IB Press.
Arsinta. 2017.
Aturan dan Mekanisme Administrasi Sekolah. Diakes dari www.scribd.com/document/367482999/Aturan-dan-mekanisme-administrasi-pendidikan
Daryanto. 2005. Administrasi
Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.
Posting Komentar