Jumat, 30 Desember 2022

ADMINISTRASI PENDIDIKAN SEBAGAI SISTEM


Pendidikan merupakan hal yang diutamakan oleh Pemerintah Indonesia. Terbukti dengan adanya undang-undang yang mengatur tentang pendidikan, serta dicantumkannya tujuan pendidikan dalam pembukaan Undang-undang Dasar 1945.    Pendidikan di Indonesia terbagi atas tiga jalur, yaitu jalur formal, non-formal, dan informal. Penyelenggara pendidikan formal adalah sekolah-sekolah yang sudah terbagi lagi menjadi beberapa jenjang. Unsur utama yang ada dalam sekolah adalah guru sebagai pengajar yang memberikan ilmu pengetahuan kepada siswanya.          

            Sejatinya, tercapainya tujuan pendidikan tidak hanya dilakukan oleh guru saja. Namun, diperlukan kerjasama dalam sistem pendidikan satu sama lain. Di dalamnya terdapat administrasi yang digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan pendidikan. Oleh karena itu, guru sebenarnya tidak hanya bertugas mengajar, tetapi ada tugas-tugas yang lain seperti mengerjakan kelengkapam administrasi untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan.

            Guru tidak seorang diri dalam mengerjakan administrasi. Dibutuhkan elemen-elemen lain untuk bekerjasama, karena komponen pendidikan terdiri atas beberapa bagian. Selain itu unsur lingkungan belajar dan masyarakat juga turut serta dalam peran administrasi pendidikan. Sehingga dari komponen-komponen tersebut terciptalah sebuah sistem.

Pengertian Sistem

      Teori sistem menjadi bagian penting dalam kajian dan terapan administrasi pendidikan, karena administrasi pendidikan sendiri adalah suatu sistem. Pengertian sistem seperti disebut  dalam Kamus Terbaru Bahasa Indonesia (2008: 599), adalah merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Sedangkan menurut Sumantri (1976: 17), sistem merupakan sekelompok bagian-bagian yang yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud, apabila salah satu
bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang sudah terwujud akanmendapat gangguan.
      Pengertian tentang sistem juga dikemukakan oleh Pamudji (1981: 4), sistem adalah suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh. Sedangkan Atmosudirdjo ( 1973) dalam Syafiie (2009: 1), mengemukakan bahwa sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan.

      Berpikir secara sistemik berarti secara menyeluruh, yaitu hal-hal yang didekati tidak lagi berawal dari bagian-bagian, namun dilihat secara keseluruhan. Berangkat dari pemikiran-pemikiran di atas, kemudian Cleland dan King merumuskan sistem sebagai satu keseluruhan yang terorganisir dan bersifat kompleks, satu kesatuan atau kombinasi dari berbagai bagian yang membentuk keseluruhan yang kompleks dan utuh (Santosa,
2008:81). Rusaknya salah satu bagian akan mengganngu kestabilan sistem itu sendiri.
Sebaliknya kerja sama antarsubsistem akan menimbulkan hubungan yang sinergis. Ciri-ciri sistem antara lain ( Ibrahim, 2008:29)[1] :

1.      Bersifat terbuka dan berinteraksi dengan lingkungannya

2.      Terdiri dari dua atau lebih subsistem

3.      Antar subsistem terjadi saling ketergantungan

4.      Memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri

5.      Mempunyai kemampuan untuk mengatur dirinya sendiri

6.      Mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai

7.      Melakukan kegiatan transformasi

8.      Bersifat entropi

9.      Mempunyai regulasi, hirarki, dan diferensiasi.

      Jadi, sistem adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian, yang kait mengait satu sama lain. Bagaian atau anak cabang dari suatu sistem, menjadi induk dari rangkaian selanjutnya. Begitulah seterusnya sampai pada bagian terkecil. Rusaknya salah satu bagian akan mengganggu kestabilan sistem itu sendiri secara keseluruhan.

 

2.2 Pengertian Administrasi Pendidikan

      Administrasi pendidikan terdiri dari dua kata “administrasi” dan “pendidikan”. Kata administrasi menurut William Moris yang penulis kutib dari buku administrasi pendidikan karangan Prof. Dr. H. Asnawir berasal dari bahasa latin yang terdiri dari “ad” dan “ministrare”, kata “ad” artinya sama dengan kata “to” dalam bahasa Inggris yang berarti ke atau kepada, sedangkan kata “ministrare” yang dalam bahasa Inggris adalah “serve” yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan.[2] Dengan demikian dapat dipahami bahwa administrasi adalah kegiatan yang memberikan pelayanan, bantuan dan pengarahan kepada sesuatu untuk mencapai suatu tujuan.

      Untuk memahami pengertian administrasi secara lengkap, berikut ini adalah pendapat para ahli yang mengemukakan pengertian administrasi.

a.       Menurut Sondang P. Siagian mengatakan administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b.      Ars. The Liang Gie mengatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.[3]

c.       Drs. Soehari Trisna, dalam seggi-segi Administrasi Sekolah mengatakan administrasi adalah keseliruhan proses penyelenggaraan dalam usaha kerja sama dua orang atau lebih dengan secara rasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efesien.

d.      Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI, dalam Pedoman Pelaksanaan Kurikulum, buku III D. Dikatakan bahwa administrasi adalah usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber (personel maupun material) secara efektif dan efesien guna untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan.

Dari bebarapa pengertian yang telah dikemukakan oleh para ahli di atas, maka dapat dipahami bahwa administrasi adalah semua kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.

Kegiatan administrasi itu dilaksanakan dalam setiap kelompok kerjasama sejumlah manusia dalam berbagai bidang kehidupan termasuk di dalamnya bidang pendidikan, oleh karena itu, administrasi pendidikan adalah merupakan aplikasi ilmu administrasi dalam kegiatan pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan yang diselenggarakan dalam bentuk kerjasama sejumlah orang dengan menggunakan segala sarana dan prasarana yang tersedia baik moral maupun material dan spiritual agar tercapainya tujuan pendidikan secara efektif dan efesien.

Kegiatan administrasi juga merupakan usaha pengendalian rangkaian kegiatan kependidikan yang terarah pada pencapaian tujuan pendidikan yang hendak dicapai oleh kelompok kerjasama yang menyelenggarakan usaha kependidikan. Dengan demikian administrasi pendidikan bukanlah kegiatan kependidikan, akan tetapi adalah kegiatan pengendalian rangkaian kegiatan kependidikan agar berlangsung secara efektif dan efesien dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk memahami lebih lanjut mengenai administrasi pendidikan, berikut ini adalah pengertian yang diberikan oleh para ahli.

a.       Menurut Drs. M. Ngalim Parwanto, administrasi pendidikan adalah segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu baik personel, spiritual dan material yang bersangkut-paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.

b.      Dapertemen pendidikan dan kebudayaan RI dikatakan bahwa administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoornasian, pengawasan, pembiayaan, dan pelaporan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, material, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efesien.

c.       Hadari Nawawi menjelaskan bahwa administrasi pendidikan adalah rangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan.

d.      Engkoswa mengatakan bahwa administrasi pendidikan adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya untuk mencapai tujuan pendidikan.

      Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah dikemukakan oleh para ahli di atas, maka dapat dipahami bahwa administrasi pendidikan adalah tindakan mengkoornisasikan perilaku manusia dalam pendidikan, agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin, sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.

 

2.3  Sistem Administrasi Pendidikan

      Pada dasarnya sistem administrasi pendidikan bukan hanya sekedar kegiatan tata usaha seperti yang dilakukan di kantor-kantor tata usaha yang terdapat di sekolah-sekolah maupun kantor invasi pendidikan yang lainnya. Namun pada hakekatnya sistem administrasi pendidikan adalah suatu ilmu tentang penyelenggaraan pendidikan di sekolah atau tempat pendidikan yang lain dengan harapan tercapainya tujuan pendidikan di tempat-tempat penyelenggaraan pendidikan tersebut.[4]

      Secara singkat dapat dikatakan bahwa sistem administrasi pendidikan ialah pembinaan, pengawasan dan pelaksanaan dari segala sesuatu yang berhubungan dengan urusan-urusan sekolah dan penyelenggaraan pendidikan. Selanjutnya apa yang ada dalam lingkungan pendidikan tersebut kesemuanya diintregasikan dan dikordinir serta di organisir secara efektif termasuk segala materi yang diperlukan untuk dapat dimanfaatkan secara efisien.

 

2.4  Kerangka Sistem Administrasi Pendidikan

      Administrasi pendidikan sebagai suatu sistem terdiri atas subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan antarsubsitem ini saling bergantung sehingga apabila suatu subsistem tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik maka akan mempengaruhi subsitem lainnya. Akibatnya sistem secara keseluruhan tidak dapat bekerja secara maksimal atau justru merusak kewibawaan sistem itu sendiri.      Sistem administrasi pendidikan Indonesia mempunyai tujuan untuk mewujudkan cita cita bangsa mencapai tujuan nasional seperti yang terkandung dalam UUD 1945. Sebagai suatu sistem, sistem administrasi pendidikan terdiri dari berbagai subsistem seperti: sistem personalia, sistem kurikulum, sistem peserta didik, sistem sarana prasarana, sistem hubungan sekolah dengan masyarakat dan lain-lain.

     

2.5 Mekanisme Kerja dan Alur Kegiatan Administrasi Sekolah

      Mekanisme adalah suatu rangkaian kerja sebuah alat yang digunakan dalam menyelesaikan sebuah masalah yang berkaitan dengan proses kerja, tujuannya adalah untuk menghasilkan hasil yang maksimal serta mengurangi kegagalan. Menurut Daryanto, mekanisme administrasi pendidikan adalah sebagai berikut[5]:

a.       Administrasi terhadap Personalia atau Kepegawaian

-          Mengembangkan kelengkapan data administrasi tenaga guru

-          Mengembangkan kelengkapan data administrasi tenaga pendidik non guru. Seperti pustakawan, laporan, pegawai tata usaha, penjaga sekolah dan teknisi.

Yaitu sejak pendaftaran, lamaran, pengumpulan berkas administrasi, pengusulan kenaikan pangkat/jabatan, samapai pensiun, dan sebagainya, maka bantuan/ tunjangan kegiata tata kelola sangat besae demi kelancaran administrasi.

b.      Administrasi terhadap Peserta Didik

-          Menyusun data administrasi peserta didik (identitas, hasil belajar, dan kehadiran)

-          Menyusun kelengkapan data kegiatan ekstrakulikuler,

-          Menyusun kelengkapan data hubungan sekolah dengan orang tua peserta didik.

Yaitu sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan peserta didik dalam kelas, sampai pesertya didik keluar dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik,

c.       Administrasi terhadap Kurikulum

-          Menyusun kelengkapan data administrasi pembelajaran.

-          Menyusun kelengkapan data administrasi bimbingan konseling.

-          Menyusun kelengkapan data administrasi kegiatan praktikum.

-          Menyusun kelengkapan data administrasi kegiatan belajar peserta didik

Yaitu seperti pembuatan satuan pelajaran merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata kelola. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya ke dalam raport adalah tugas tulis-menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri.

d.      Administrasi terhadap Sarana dan Prasarana

-          Mengembangkan kelengkapan data administrasi gedung dan ruang.

-          Mengembangkan kelengkapan data administrasi alat mesin kantor.

-          Mengembangkan kelengkapan data administrasi buku dan bahan pustaka.

-          Mengembangkan kelengkapan data administrasi alat laboratorium.

Yaitu tugas-tugas perencanaan penggandaan, prakualifikasi, penyimpanan dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatan-kegiatan pada umunya lebih banyak ditekankan, seperti inventarisasi, penyaluran, rehabilitasi, dan seterusnya.

e.       Administrasi terhadap Hubungan Sekolah dengan Masyarakat (Husemas)

-          Mengkomunikasikan dalam pembuatan dan penyelenggaraan program.

-          Membuat program.

-          Melaksanakan program sampai evaluasi husemas.

Yaitu pembuatan program pelaksanaan program sampai evaluasi program humas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi humas, namun penjabaran kegiatannya tidak lepas dari kegiatan tulis-menulis seperti penulisan laporan, pengiriman surat-surat, pembuatan surat izin dan sebagainya.

         Administrasi pendidikan meliputi prosedur administrasi. Prosedur administrasi adalah tahapan kerja administrasi yang harus diikuti anak didik untuk mengikuti pembelajaran. Menurut Henry Fayol, prosedur pokok yang harus ditempuh secara urut dalam kegiatan administrasi pendidikan berdasarkan fungsional adalah:

1.      Menyusun rancangan atau rencana

2.      Mengadakan pengorganisasian

3.      Memberikan arahan dan bimbingan

4.      Mengadakan koordinasi

5.      Menciptakan hubungan atau menjalin komunikasi

6.      Mengadakan pengawasan

7.      Mengadakan evaluasi

Administrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan pendekatan :

a.       Berorientasi kepada tujuan, yang berarti administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan.

b.      Berorientasi kepada semua sumber, dana tenaga, dan sarana secara tepat guna dan berhasil  guna.

c.       Mekanisme pengelolaan sekolah meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan penilaian.

Setiap komponen yang ada di sekolah semuanya berorientasi kepada tercapainya tujuan pendidikan baik secara kulikuler maupun instusional. Karena itu dalam pelaksanaan administrasi di sekolah tidak lepas dari upaya mendukung tujuan pendidikan yang secara efektif dan efisien.



[1] Marita Ahdiyana, Sistem Administrasi Negara Indonesia, (Yogyakarta, 2010) diakses dari http://staff.uny.ac.id /sites/default/files/pendidikan/marita-ahdiyana-sip-msi/diktat-sistem-administrasi-negara-indonesia.pdf

[2] Asnawir, Administrasi Pendidikan. (Padang: IB Press. 2005) h. 1

[3] Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2005), hal. 7

[4] Ayun Roken Pambayun. Sistem Administrasi Pendidikan. Diakses dari https://blog.ub.ac.id/ayunroken/2018/06/05/sistem-administrasi-pendidikan-2/

[5] Arsinta, Aturan dan Mekanisme Administrasi Sekolah, 2017. Hal. 3 Diakes dari www.scribd.com/document/367482999/Aturan-dan-mekanisme-administrasi-pendidikan pada tanggal 9 Maret 2019


DAFTAR RUJUKAN

Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.

Arsinta. 2017. Aturan dan Mekanisme Administrasi Sekolah. Diakes dari             www.scribd.com/document/367482999/Aturan-dan-mekanisme-administrasi-pendidikan

Daryanto. 2005.  Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.


Related Posts

Posting Komentar